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Les réunions en entreprise Article paru dans Usine-entreprise/Het Bedrijf - Novembre 2006 - N°3051 Aucune entreprise ne peut survivre sans réunions. Cependant, celles-ci sont souvent mal structurées, entraînant un sentiment de frustration de la part des participants, qui en sortent avec, parfois, encore plus de problèmes à résoudre. Nous avons rencontré Cristina Soster, Consultant & Executive Coach chez Crea Consult, une société de formation en management basée à Ottignies. FIXER LES OBJECTIFS La première question à se poser avant de décider d'une réunion est la suivante: que voulons-nous obtenir? Il est important de clarifier l'objectif, et de le formuler en termes de résultats précis à atteindre, explique Cristina Soster. En effet, se réunir pour informer, résoudre un problème technique, etc., est pratique courante en entreprise. Toutefois, être capable de mesurer, en fin de réunion, l'atteinte de l'objectif fixé est capital. Comment? C. Soster: lors de la formulation de l'objectif, il est recommandé de citer un indicateur de mesure, par exemple: Trouver deux moyens de réduire nos frais fixes de 15%.» En fin de réunion, le plan d'action réalisé permettra à chacun de savoir ce qu'il doit faire et pour quand. DIFFERENTES METHODES En fonction des résultats à atteindre, le chef d'entreprise ou le décideur de la réunion, choisira la méthode d'animation adéquate, ainsi que l'animateur le plus compétent. Une réunion d'information, organisée par un manager pour annoncer à son personnel le C.A. réalisé, ou faire part de certains changements, sera menée selon une méthode directive. Dans ce cas, le responsable doit communiquer un message clair et précis, et il prévoira un temps défini pour répondre aux questions des participants. A l'opposé, une réunion de brainstorming requiert un style d'animation de type non-directif. Les participants y sont conviés pour échanger leurs points de vue, développer des idées et créer ensemble. C'est lors de ce type de réunions que les personnalités se révèlent! Le défi de l'animateur sera de veiller à ce que chacun ait son temps de parole et puisse s'exprimer. Les idées les plus folles sont acceptées... Le moment venu, par contre, il s'agira de rationaliser. Selon les enjeux, le décideur peut choisir de déléguer la gestion du processus de la réunion à un coach extérieur. Ce choix se justifie lorsque les membres d'un Comité de Direction se réunissent pour redéfinir la mission de l'entreprise, construire ensemble la vision du futur, déterminer de nouveaux processus, explique C. Soster. LA CONVOCATION L'efficacité d'une réunion dépend de la qualité de sa préparation! Tous les problèmes qui peuvent surgir, ou les conflits interpersonnels, découlent d'un manque de préparation, continue C. Soster. Il est fondamental que la personne qui demande la réunion rédige et diffuse (assez tot), une convocation, qui informe sur les points suivants: l'objectif, la date et l'heure précise de fin de réunion, le lieu, l'ordre du jour minuté avec un thème par phrase, les noms des participants, du décideur et de l'animateur et enfin, la méthode d'animation. C. Soster recommande, quelle que soit la méthode d'animation, une période d'activité en réunion de 1h30 à 2h00 maximum (attention à la chute de tonus, entre 13 h00 et 15h00 ! ). Autres éléments importants: joindre à la convocation les documents à lire, mentionner ceux qui sont à apporter, demander oralement les travaux préparatoires et préciser les attentes. De plus, inviter les personnes conviées à poser des questions de clarification avant la réunion, permet de lever toute inquiétude, appréhension ou méfiance. Les personnes se sentiront engagées et participeront de manière positive au débat. Ces échanges informels préalables permettront de gagner du temps en réunion, et neutraliseront toute tentative de jeux psychologiques dégradant la qualité des relations, insiste C. Soster. La convocation sera, en outre, envoyée aux personnes qui sont réellement impliquées dans la réalisation des objectifs. Ne perdons pas de vue que les réunions impliquent un coût! EN FAIRE UN MOMENT PRIVILÉGIÉ Faire de la réunion un moment privilégié de la vie de l'entreprise est une démarche gagnante. La réunion est, en effet, le moyen idéal pour satisfaire un des besoins fondamentaux de tout individu, à savoir, son «besoin d'appartenance à un groupe». Pouvoir situer sa contribution au sein d'un groupe, savoir ce qui est attendu de lui, et dans quels délais, être écouté, être consulté, prendre part aux décisions, suscite l'engagement de chacun à la réalisation des objectifs de l'entreprise. Dès l'ouverture de la réunion, l'animateur doit faire un tour de table, le Check in, pour clarifier les attentes personnelles et le positionnement de chacun par rapport à l'ordre du jour. Pendant la réunion, l'animateur veillera sans cesse à recentrer le débat sur l'objectif, et notera sur «l'espace parking», les sujets à traiter lors d'une prochaine rencontre. Cristina Soster insiste sur le fait que la réunion est un lieu idéal pour valoriser les réussites individuelles et collectives. Lors des réunions dites de régulation, l'objectif est de prendre conscience de la façon dont on fonctionne en équipe, et de déterminer ce que l'on souhaite améliorer. Ce type de réunion exige de l'animateur une bonne maîtrise du questionnement positif. C. Soster: «le Manager invite chacun à décrire une situation de succès, et à révéler le comment il s'y est pris. La personne est valorisée à ses propres yeux et aux yeux des autres». De plus, en faisant part de toutes les ressources auxquelles elle a eu recours, et en expliquant les étapes de la réussite de son projet, le cas devient intéressant pour tous les autres participants. Ce type de réunion permet à l'équipe de libérer une énergie créatrice positive pour aborder ensuite, avec confiance et efficacité, une situation à résoudre. C. Soster: «cette démarche, appelée Appreciative Inquiry, mise au point par David Cooperrider, fin des années 80 aux Etats-Unis, engendre l'émulation et la cohésion au sein du groupe. Reconnue par les meilleurs Managers, elle propose de bâtir un plan de changement sur l'exploration détaillée des réussites, plutôt que sur l'analyse de ce qui ne va pas, afin de réaliser la vision future. ET APRES LA REUNION ? L'animateur réalise le Check out pour connaître le degré de satisfaction et d'engagement de chacun. Le «secrétaire de la réunion» rédige le PV, qui doit être approuvé avant d'être distribué, et dans lequel doit impérativement se trouver le fameux «Qui fait Quoi, pour Quand». «On en revient donc à l'élément fondamental de la réunion: les objectifs. En fin de compte, la boucle est bouclée: il s'agit d'atteindre les résultats attendus», conclut C.Soster. Marie-Anne Peiffer Sécrétaire de rédaction Usine-entreprise/Het Bedrijf A PROPOS DE CREA CONSULT Crea Consult, une société de Diagnostic, Coaching & Formation sur mesure, a été créée par Cristina Soster, en juin 2003. Elle compte une quinzaine de formateurs et coaches spécialisés dans diverses disciplines. Cette diversité de compétences permet à la société de créer des solutions sur-mesure pour l'individu ou l'entreprise. La mission de Crea Consult est de promouvoir la culture du coaching et de libérer le potentiel humain dans l'entreprise. Cristina Soster porte la double casquette de dirigeante d'entreprise et de consultante. La société accueille des étudiants pour les activités informatiques, de communication, de graphisme, etc. Cristina Soster: «je souhaite valoriser les talents, la créativité des jeunes et cultiver leur goût d'entreprendre! J'apprécie leur enthousiasme et leur engagement! ». Lieu: Avenue Schuman 12, 1340 Ottignies Tél: 010/41 22 87 www.crea-consult.com cristina.soster@skynet.be Usine Entreprise - Novembre 2006 - N°3051