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Les réunions en entreprise 
			Article paru dans Usine-entreprise/Het Bedrijf - Novembre 2006 - N°3051

			Aucune entreprise ne peut survivre sans réunions. Cependant, celles-ci sont souvent mal 
			structurées, entraînant un sentiment de frustration de la part des participants, qui en sortent 
			avec, parfois, encore plus de problèmes à résoudre. Nous avons rencontré Cristina Soster, 
			Consultant & Executive Coach chez Crea Consult, une société de formation en management basée à 
			Ottignies.

			FIXER LES OBJECTIFS
			La première question à se poser avant de décider d'une réunion est la suivante: que voulons-nous 
			obtenir? Il est important de clarifier l'objectif, et de le formuler en termes de résultats précis 
			à atteindre, explique Cristina Soster. En effet, se réunir pour informer, résoudre un problème 
			technique, etc., est pratique courante en entreprise. Toutefois, être capable de mesurer, en fin 
			de réunion, l'atteinte de l'objectif fixé est capital. Comment?
			C. Soster: lors de la formulation de l'objectif, il est recommandé de citer un indicateur de 
			mesure, par exemple: Trouver deux moyens de réduire nos frais fixes de 15%.» En fin de réunion, 
			le plan d'action réalisé permettra à chacun de savoir ce qu'il doit faire et pour quand.

			DIFFERENTES METHODES
			En fonction des résultats à atteindre, le chef d'entreprise ou le décideur de la réunion, 
			choisira la méthode d'animation adéquate, ainsi que l'animateur le plus compétent. Une réunion 
			d'information, organisée par un manager pour annoncer à son personnel le C.A. réalisé, ou faire 
			part de certains changements, sera menée selon une méthode directive. Dans ce cas, le 
			responsable doit communiquer un message clair et précis, et il prévoira un temps défini pour 
			répondre aux questions des participants. A l'opposé, une réunion de brainstorming requiert un 
			style d'animation de type non-directif. Les participants y sont conviés pour échanger leurs 
			points de vue, développer des idées et créer ensemble. C'est lors de ce type de réunions que les 
			personnalités se révèlent! Le défi de l'animateur sera de veiller à ce que chacun ait son temps 
			de parole et puisse s'exprimer. Les idées les plus folles sont acceptées... Le moment venu, par 
			contre, il s'agira de rationaliser. Selon les enjeux, le décideur peut choisir de déléguer la 
			gestion du processus de la réunion à un coach extérieur. Ce choix se justifie lorsque les 
			membres d'un Comité de Direction se réunissent pour redéfinir la mission de l'entreprise, 
			construire ensemble la vision du futur, déterminer de nouveaux processus, explique C. Soster. 
			LA CONVOCATION
			L'efficacité d'une réunion dépend de la qualité de sa préparation! Tous les problèmes qui peuvent 
			surgir, ou les conflits interpersonnels, découlent d'un manque de préparation, continue 
			C. Soster. Il est fondamental que la personne qui demande la réunion rédige et diffuse (assez 
			tot), une convocation, qui informe sur les points suivants: l'objectif, la date et l'heure 
			précise de fin de réunion, le lieu, l'ordre du jour minuté avec un thème par phrase, les noms des 
			participants, du décideur et de l'animateur et enfin, la méthode d'animation. C. Soster 
			recommande, quelle que soit la méthode d'animation, une période d'activité en réunion de 1h30 à 
			2h00 maximum (attention à la chute de tonus, entre 13 h00 et 15h00 ! ).
			Autres éléments importants: joindre à la convocation les documents à lire, mentionner ceux qui 
			sont à apporter, demander oralement les travaux préparatoires et préciser les attentes.
			De plus, inviter les personnes conviées à poser des questions de clarification avant la réunion, 
			permet de lever toute inquiétude, appréhension ou méfiance. Les personnes se sentiront engagées 
			et participeront de manière positive au débat. Ces échanges informels préalables permettront de 
			gagner du temps en réunion, et neutraliseront toute tentative de jeux psychologiques dégradant 
			la qualité des relations, insiste C. Soster. La convocation sera, en outre, envoyée aux 
			personnes qui sont réellement impliquées dans la réalisation des objectifs. Ne perdons pas de 
			vue que les réunions impliquent un coût!

			EN FAIRE UN MOMENT PRIVILÉGIÉ
			Faire de la réunion un moment privilégié de la vie de l'entreprise est une démarche gagnante. 
			La réunion est, en effet, le moyen idéal pour satisfaire un des besoins fondamentaux de tout 
			individu, à savoir, son «besoin d'appartenance à un groupe». Pouvoir situer sa contribution au 
			sein d'un groupe, savoir ce qui est attendu de lui, et dans quels délais, être écouté, être 
			consulté, prendre part aux décisions, suscite l'engagement de chacun à la réalisation des 
			objectifs de l'entreprise. Dès l'ouverture de la réunion, l'animateur doit faire un tour de 
			table, le Check in, pour clarifier les attentes personnelles et le positionnement de chacun par 
			rapport à l'ordre du jour. Pendant la réunion, l'animateur veillera sans cesse à recentrer le 
			débat sur l'objectif, et notera sur «l'espace parking», les sujets à traiter lors d'une prochaine 
			rencontre. Cristina Soster insiste sur le fait que la réunion est un lieu idéal pour valoriser 
			les réussites individuelles et collectives.
			Lors des réunions dites de régulation, l'objectif est de prendre conscience de la façon dont on 
			fonctionne en équipe, et de déterminer ce que l'on souhaite améliorer. Ce type de réunion exige 
			de l'animateur une bonne maîtrise du questionnement positif. C. Soster: «le Manager invite 
			chacun à décrire une situation de succès, et à révéler le comment il s'y est pris. La personne 
			est valorisée à ses propres yeux et aux yeux des autres». De plus, en faisant part de toutes les 
			ressources auxquelles elle a eu recours, et en expliquant les étapes de la réussite de son 
			projet, le cas devient intéressant pour tous les autres participants. Ce type de réunion permet 
			à l'équipe de libérer une énergie créatrice positive pour aborder ensuite, avec confiance et 
			efficacité, une situation à résoudre. C. Soster: «cette démarche, appelée Appreciative Inquiry, 
			mise au point par David Cooperrider, fin des années 80 aux Etats-Unis, engendre l'émulation et 
			la cohésion au sein du groupe. Reconnue par les meilleurs Managers, elle propose de bâtir un 
			plan de changement sur l'exploration détaillée des réussites, plutôt que sur l'analyse de ce qui 
			ne va pas, afin de réaliser la vision future.

			ET APRES LA REUNION ?
			L'animateur réalise le Check out pour connaître le degré de satisfaction et d'engagement de 
			chacun. Le «secrétaire de la réunion» rédige le PV, qui doit être approuvé avant d'être 
			distribué, et dans lequel doit impérativement se trouver le fameux «Qui fait Quoi, pour Quand».
			«On en revient donc à l'élément fondamental de la réunion: les objectifs. En fin de compte, la 
			boucle est bouclée: il s'agit d'atteindre les résultats attendus», conclut C.Soster.

			Marie-Anne Peiffer
			Sécrétaire de rédaction
			Usine-entreprise/Het Bedrijf

			A PROPOS DE CREA CONSULT
			Crea Consult, une société de Diagnostic, Coaching & Formation sur mesure, a été créée par 
			Cristina Soster, en juin 2003. Elle compte une quinzaine de formateurs et coaches spécialisés 
			dans diverses disciplines. Cette diversité de compétences permet à la société de créer des 
			solutions sur-mesure pour l'individu ou l'entreprise. La mission de Crea Consult est de 
			promouvoir la culture du coaching et de libérer le potentiel humain dans l'entreprise. Cristina 
			Soster porte la double casquette de dirigeante d'entreprise et de consultante. La société 
			accueille des étudiants pour les activités informatiques, de communication, de graphisme, etc. 
			Cristina Soster: «je souhaite valoriser les talents, la créativité des jeunes et cultiver leur 
			goût d'entreprendre! J'apprécie leur enthousiasme et leur engagement! ».
			Lieu: Avenue Schuman 12, 1340 Ottignies
			Tél: 010/41 22 87 
			www.crea-consult.com

			cristina.soster@skynet.be

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